Archivo Geográfico

INTRODUCCIÓN

No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos; también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la corespondencia de su clientela; y es asi como por medio de mapas, rutas, etc, la empresa se vuelve cada dia mas eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y proveedores.
Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudianate de archivo conocer el sistema alfabetico geográfico por cuanto se basa en el alfabetico nominativo que ya domina.

CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS

F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.

2) organización del tarjetero auxiliar

Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.

Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:

Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal, que puede ser en Colombia el departamento de

BOLIVAR

enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es

CARTAGENA

luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo

UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA

finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.


c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque solo consta de:

GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.
El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.

d. Distribuir

Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.

e. Archivar
Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.
Legajo
Americana de eventos

5. NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO

La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:

Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:

b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:

c. Localice la guía del país al cual pertenece:

d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:

e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:

f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.

 

archivo geográfico

GAVETA HORIZONTAL 
 

Archivo Numérico

USOS  Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CPRRESPIONDENCIA Y TARJETEROS

La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables  a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por  los corresponsales este sistema  tiene diferentes  usos en las  oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto.

VENTAJAS
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son:

La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión  limitada,  usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números  son identificados particular.

Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMÉRICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
   * Al archivo principal
   * El archivo misceláneo alfanumérico
   * El tarjetero índice
   * El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.

 El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los documentos pueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal.

El registro se trata de un numero de anotaciones  q sirve para mantener la relación  de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.
PASOS
Los pasos  al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación.
Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo
Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8
Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico.
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético  y saber el número de corresponsal o asunto.
Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.

Clasificación numérica después  de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros.
Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con números

USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de los suplidores.

Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. La información registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada

SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numérico corriente es el sistema numérico más conocido; en los dos dígitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, ósea, de menor a mayor.

Sistema de dígitos centrales en este sistema, los números de divide en grupos. Los expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dígitos del centro, luego según los dígitos de la izquierda y finalmente se toma en consideración de los de la derecha.
Sistema de dígitos terminales de acuerdo con este sistemas, el numero se lee de la derecha a la izquierda, cada numero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo, cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dígitos.

Sistema  alfanumérico combina letras con números. A las letras se les asigna un significado especial este sistema se estudia al final del capítulo.
En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son variaciones de los q se acaban de presentar

USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

El color facilita la identificación del número, aun a distancia, y la localización de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo numérico se forman patrones de bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de seguros, este tipo de oficina utiliza gabinenetes laterales o estanterías abiertas.los gabinetes o anaqueles laterales hacen más fácil la búsqueda.

Algunas  empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que combinan letras y números para una mejor identificación de los expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica por cierto color.

En los sistemas numéricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de pólizas, año o  asunto, entre otros.

En conclusión   el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy tiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numéricos y la naturaleza de lo q se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un archivo misceláneo organizando el orden  alfabético, un tarjetero índice y un registro.


En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de  codificar y clasificar los documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localización y archivo de documentos. Entre los sistemas numéricos que se pueden utilizar esta el sistema numérico corriente, el de dígitos terminales, el de dígitos centrales, los sistemas alfanuméricos y otras variaciones de este sistema.

En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números ,esto facilita el archivo y la localización de los expedientes.